Эта инструкция будет полезна не только для работы в режиме цейтнота, но и для организации ежедневной рабочей деятельности.
Что делать, когда до дедлайна остались сутки?
Правильный ответ: сдать готовую работу и отдыхать.
Ответ близкий к реальности: не сдаваться и взять ситуацию под контроль.
Евгения Корнильева, свободный копирайтер, основатель агентства «H2H CONTENT», рассказывает, что делать, когда всё в огне.
Составь список задач
Начинай со списка задач. Всегда. Даже если кажется, что у тебя уже есть план и нужно лишь сесть и сделать.
Фиксация задач помогает настроиться на рабочий лад, даёт представление о составе работ и позволяет реально оценить свои силы.
Не ленись детализировать. Чем точнее и мельче будут задачи, тем проще их выполнить.
Что нужно знать, чтобы ставить цели и задачи правильно:
- принцип постановки SMART-задач (для конкретизации целей);
- методологию Архангельского: слоны и бифштексы (для детализации задач).
Отсортируй задачи
Есть задачи, требующие концентрации, а есть рутина, которую можно выполнять в полусне. Есть те, что нужно сделать самому, а есть те, что не страшно передать «младшему брату». Есть и такие, которые рвёшься выполнять в первую очередь, в противовес тем, что всегда остаются напоследок.
Присвой каждой задаче идентификатор (у одной задачи их может быть несколько): важная, креативная, рутинная, неприятная, можно делегировать.
Создай свою классификацию, подходящую под конкретный проект.
Чтобы определить важные задачи, вам пригодятся:
- матрица Эйзенхауэра (для определения важности и срочности задач);
- закон Парето (для выявления задач, влияющих на результат).
Успеешь или нет?
Оцени трудозатраты на каждую задачу. Уложился в дедлайн? Умножь плановое время на 1,4. Печальнее? Зато ближе к правде.
Главное правило: как бы ты ни был уверен в своей оценке времени на задачу, увеличь тайминг на 30-40%
Оптимизм у нас в крови! На моей практике не было ни одного случая, когда исполнитель укладывался в первоначальную оценку. Интересно, что чем меньше задача, тем больше погрешность. Если 12 часов легко перетекают в 14, то 5 минут обычно превращаются в 15.
Теперь представьте, что сегодня пятница, ваш рабочий день состоял из мелких задач на 5 минут, а вы потратили на каждую из них в 3 раза больше времени. А? Что? Как это уже понедельник?
Второе правило: минимальная оценка времени на задачу — 15 минут.
Оповести заказчика
Хочешь сохранить лояльность клиента — держи его в курсе.
Как можно раньше скажи заказчику правду, если не уверен, что сделаешь качественно и вовремя. Так надо. Не будь тряпкой плохим исполнителем и напиши ему.
Делегируй
Кажется, что быстрее сделать самому? ЭТО. НЕ. ТАК.
Всё, что ниже твоих компетенций, не стоит твоих усилий. Заплати менее опытному исполнителю, чтобы освободить время и заработать больше на сложных высокооплачиваемых задачах. Это один из принципов роста.
Горящий дедлайн даёт ещё один повод делегировать часть работы — уложиться в срок и сохранить лицо перед заказчиком.
Поставить задачу, выбрать исполнителя и проверить работу — 45 минут. Если простая задача занимает более часа, делегируй её.
Сервисы, где быстро сделают простую работу за вас:
Чередуй рутину и творчество
Вдохновение пропадает внезапно, но это не повод ничего не делать и ждать возвращения капризной музы.
Где твой список задач? Что ты можешь сделать сейчас? Бери и делай. Пусть это будет не самая важная задача, но ты не будешь сидеть без дела.
Под рукой всегда должен быть список простых рутинных задач, которые можно выполнять на автомате в качестве отдыха от сложных задач.
Не останавливаться и ползти к цели даже в случае глубокой прокрастинации вам поможет метод швейцарского сыра.
Создай среду
Для концентрации на задачах нужен порядок. На рабочем месте, в голове, в папках и файлах.
Порядок в голове мы уже навели. Пришло время убраться вокруг себя.
Дай волю внутреннему перфекционисту! Ручка, лежащая параллельно блокноту, — это норма, а не психоз.
Подчини время
Держи время под постоянным контролем. Никаких чаепитий, перекуров и просмотров сообщений. Соберись! Отдых будет, но в конкретное время.
Сконцентрируйся на задаче. Поставь будильник на 25-40 минут и усердно работай до звонка. Передохни. Не забудь загнать в рамки и время на отдых, а то очнешься на третьей серии сериала с пятой кружкой чая в руках.
Лучшее соотношение работы и отдыха: 25/5 или 45/10 минут. Раз в 2 часа — большой перерыв на 20-25 минут.
Инструменты для контроля времени:
- метод помидора (для фиксации на задаче, контроля внимания в течение рабочего процесса);
- техника «Хронометраж» (для оценки эффективности и выявления «пожирателей времени»).
Пообещай себе премию
Вкуснейший десерт в холодильнике не даёт покоя? Вспоминай о нём, в процессе работы. Путь к нему — твой список задач. Каждая галочка напротив очередного пункта — ещё один шаг. Позволь его себе, когда всё будет готово. Кто-то съел твой бонус, пока ты работал? Расслабляющая ванна с пенкой тоже подойдёт. Бокал вина, вечерняя прогулка, покупка приятной мелочи — выбирайте сами, что вам по душе.
Главное, что нужно знать про дедлайн
Дедлайн — это крайний срок, а не дата окончания работ.
Привыкли всё сдавать в последний момент? Обманите себя — подмените дату. Назначьте свой дедлайн, запишите его, обведите в календаре, зафиксируйте везде, где можно. Мозг пластичен и поддается самовнушению.
Не помогло? Поспорьте с другом на прибыль от проекта, что выполните работу заблаговременно. Жадность спасает там, где самоконтроль не помог)
Дисциплина — залог роста. Изучайте инструменты, учите себя работать по плану, тогда дедлайн станет лишь одной из вводных, а не проклятьем.
Оригинал статьи размещен в группе H2H CONTENT. Там еще мноооого интересного о тайм-менеджменте и копирайтинге.
