24 часа до дедлайна. Соберись и сделай!

24 часа до дедлайна. Соберись и сделай!

Эта инструкция будет полезна не только для работы в режиме цейтнота, но и для организации ежедневной рабочей деятельности.

Что делать, когда до дедлайна остались сутки?

Правильный ответ: сдать готовую работу и отдыхать.

Ответ близкий к реальности: не сдаваться и взять ситуацию под контроль.

Евгения Корнильева, свободный копирайтер, основатель агентства «H2H CONTENT», рассказывает, что делать, когда всё в огне.

когда дедлайн близко
Можно и так)

Составь список задач

Начинай со списка задач. Всегда. Даже если кажется, что у тебя уже есть план и нужно лишь сесть и сделать.

Фиксация задач помогает настроиться на рабочий лад, даёт представление о составе работ и позволяет реально оценить свои силы.

Не ленись детализировать. Чем точнее и мельче будут задачи, тем проще их выполнить.

Что нужно знать, чтобы ставить цели и задачи правильно:

Отсортируй задачи

Есть задачи, требующие концентрации, а есть рутина, которую можно выполнять в полусне. Есть те, что нужно сделать самому, а есть те, что не страшно передать «младшему брату». Есть и такие, которые рвёшься выполнять в первую очередь, в противовес тем, что всегда остаются напоследок.

Присвой каждой задаче идентификатор (у одной задачи их может быть несколько): важная, креативная, рутинная, неприятная, можно делегировать.

Создай свою классификацию, подходящую под конкретный проект.

Чтобы определить важные задачи, вам пригодятся:

Успеешь или нет?

Оцени трудозатраты на каждую задачу. Уложился в дедлайн? Умножь плановое время на 1,4. Печальнее? Зато ближе к правде.

Главное правило: как бы ты ни был уверен в своей оценке времени на задачу, увеличь тайминг на 30-40%

Оптимизм у нас в крови! На моей практике не было ни одного случая, когда исполнитель укладывался в первоначальную оценку. Интересно, что чем меньше задача, тем больше погрешность. Если 12 часов легко перетекают в 14, то 5 минут обычно превращаются в 15.

Теперь представьте, что сегодня пятница, ваш рабочий день состоял из мелких задач на 5 минут, а вы потратили на каждую из них в 3 раза больше времени. А? Что? Как это уже понедельник?

Второе правило: минимальная оценка времени на задачу — 15 минут.

Оповести заказчика

Хочешь сохранить лояльность клиента — держи его в курсе.

Как можно раньше скажи заказчику правду, если не уверен, что сделаешь качественно и вовремя. Так надо. Не будь тряпкой плохим исполнителем и напиши ему.

Делегируй

Кажется, что быстрее сделать самому? ЭТО. НЕ. ТАК.

Всё, что ниже твоих компетенций, не стоит твоих усилий. Заплати менее опытному исполнителю, чтобы освободить время и заработать больше на сложных высокооплачиваемых задачах. Это один из принципов роста.

Горящий дедлайн даёт ещё один повод делегировать часть работы — уложиться в срок и сохранить лицо перед заказчиком.

Поставить задачу, выбрать исполнителя и проверить работу — 45 минут. Если простая задача занимает более часа, делегируй её.

Сервисы, где быстро сделают простую работу за вас:

Чередуй рутину и творчество

Вдохновение пропадает внезапно, но это не повод ничего не делать и ждать возвращения капризной музы.

Где твой список задач? Что ты можешь сделать сейчас? Бери и делай. Пусть это будет не самая важная задача, но ты не будешь сидеть без дела.

Под рукой всегда должен быть список простых рутинных задач, которые можно выполнять на автомате в качестве отдыха от сложных задач.

Не останавливаться и ползти к цели даже в случае глубокой прокрастинации вам поможет метод швейцарского сыра.

Создай среду

Для концентрации на задачах нужен порядок. На рабочем месте, в голове, в папках и файлах.

Порядок в голове мы уже навели. Пришло время убраться вокруг себя.

Дай волю внутреннему перфекционисту! Ручка, лежащая параллельно блокноту, — это норма, а не психоз.

Подчини время

Держи время под постоянным контролем. Никаких чаепитий, перекуров и просмотров сообщений. Соберись! Отдых будет, но в конкретное время.

Сконцентрируйся на задаче. Поставь будильник на 25-40 минут и усердно работай до звонка. Передохни. Не забудь загнать в рамки и время на отдых, а то очнешься на третьей серии сериала с пятой кружкой чая в руках.

Лучшее соотношение работы и отдыха: 25/5 или 45/10 минут. Раз в 2 часа — большой перерыв на 20-25 минут.

Инструменты для контроля времени:

Пообещай себе премию

Вкуснейший десерт в холодильнике не даёт покоя? Вспоминай о нём, в процессе работы. Путь к нему — твой список задач. Каждая галочка напротив очередного пункта — ещё один шаг. Позволь его себе, когда всё будет готово. Кто-то съел твой бонус, пока ты работал? Расслабляющая ванна с пенкой тоже подойдёт. Бокал вина, вечерняя прогулка, покупка приятной мелочи — выбирайте сами, что вам по душе.

Главное, что нужно знать про дедлайн

Дедлайн — это крайний срок, а не дата окончания работ.

Привыкли всё сдавать в последний момент? Обманите себя — подмените дату. Назначьте свой дедлайн, запишите его, обведите в календаре, зафиксируйте везде, где можно. Мозг пластичен и поддается самовнушению.

Не помогло? Поспорьте с другом на прибыль от проекта, что выполните работу заблаговременно. Жадность спасает там, где самоконтроль не помог)

Дисциплина — залог роста. Изучайте инструменты, учите себя работать по плану, тогда дедлайн станет лишь одной из вводных, а не проклятьем.

Оригинал статьи размещен в группе H2H CONTENT. Там еще мноооого интересного о тайм-менеджменте и копирайтинге.

Читать также

Стикеры для ежедневника 〉〉

Планер на 2019 год 〉〉

Список дел на лето 〉〉

ВСЕ СТАТЬИ 〉〉